Artykuł sponsorowany.
Cyfryzacja i rozwój technologii wchodzą w coraz więcej dziedzin naszego życia, obejmując również urzędy i administrację publiczną. Jednym z najnowszych narzędzi, które mają ułatwić kontakt z urzędami, są e-doręczenia. Czym dokładnie są e-doręczenia i jak mogą wpłynąć na nasze codzienne życie oraz załatwianie spraw w urzędach? Dowiesz się tego w niniejszym artykule.
Czym są e-doręczenia w praktyce?
E-doręczenia to elektroniczna forma korespondencji z urzędami, równoważna tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. Są nowoczesnym sposobem na przekazywanie dokumentów, który opiera się na rozporządzeniu UE eIDAS i ustawie o doręczeniach elektronicznych (UoDE). Dzięki e-doręczeniom, pisma urzędowe, takie jak dokumenty z Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy sądów, będą przesyłane i odbierane elektronicznie.
Bezpieczeństwo e-doręczeń
Jednym z kluczowych aspektów e-doręczeń jest bezpieczeństwo przesyłanych danych. E-doręczenia zapewniają pełną ochronę danych osobowych zgodnie z RODO, co oznacza, że nasze informacje są chronione przed nieuprawnionym dostępem. Dodatkowo system ten umożliwia przesyłanie i odbieranie dokumentów o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca, korzystając jedynie z urządzenia z dostępem do internetu.
Zalety e-doręczeń
E-doręczenia przyniosą wiele korzyści. Poza wspomnianym już bezpieczeństwem umożliwiają one oszczędność czasu, eliminując konieczność wizyt w urzędach czy na poczcie. Dzięki e-doręczeniom możemy załatwiać formalności z dowolnego miejsca, co jest szczególnie ważne w dobie powszechnej cyfryzacji i pracy zdalnej. Dodatkowo system ten umożliwia pełne śledzenie przesyłek, co zapewnia transparentność i pewność doręczenia dokumentów.
Jak założyć adres do e-doręczeń?
Założenie adresu do e-doręczeń może wydawać się skomplikowane, ale jest to proces, który można przeprowadzić samodzielnie lub z pomocą specjalistów. Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń. Następnie, wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa lub pełnomocników. W przypadku, gdy wniosek składa pełnomocnik, konieczne jest także wniesienie opłaty skarbowej.
Aktywacja adresu i skrzynki do e-doręczeń
Po złożeniu wniosku i wniesieniu opłaty skarbowej adres zostanie utworzony, a następnie konieczna jest jego aktywacja. Gdy ministerstwo cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, przedsiębiorca otrzyma wiadomość na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją, jak aktywować adres do e-doręczeń.
E-doręczenia dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców
Wprowadzenie e-doręczeń dotyczy przede wszystkim jednostek samorządu terytorialnego oraz przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS. Organizacje takie jak organy administracji rządowej, jednostki budżetowe czy Narodowy Fundusz Zdrowia jako pierwsze będą musiały stosować tę formę korespondencji. Termin wdrożenia e-doręczeń dla JST to 1 października 2024 roku. Do 1 października 2024r. podmioty mają obowiązek utworzenia skrzynek do e-doręczeń, natomiast do końca 2025r. doręczenia papierowe, e-doręczenia i skłądane przez e-PUAP będą równoważne.
Jakie platformy e-doręczeń są dostępne w Polsce?
W Polsce doręczenie elektroniczne może być realizowane przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.
Wsparcie w zakładaniu skrzynki do e-doręczeń
Wielu przedsiębiorców oraz instytucji nie ma zasobów ani doświadczonej kadry do założenia skrzynki, oraz przeszkolenia personelu z jej obsługi. W takim przypadku warto skorzystać z doświadczenia firm specjalizujących się w cyfryzacji. Ich kompleksowa oferta obejmuje nie tylko założenie skrzynki, ale również przeszkolenie pracowników, co pozwala na płynne wdrożenie nowego systemu.
Szkolenia Centrum Verte
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat doręczeń elektronicznych i skutecznie wdrożyć je w swojej firmie, skorzystaj ze szkoleń z e-doręczeń oferowanych przez Centrum Verte. Profesjonalne szkolenia zapewnią Ci niezbędną wiedzę i umiejętności, aby sprawnie zarządzać elektroniczną korespondencją.
Podsumowanie
E-doręczenia są kluczowym elementem cyfryzacji i modernizacji administracji publicznej oraz przedsiębiorstw. Dzięki nim korespondencja staje się szybsza, bezpieczniejsza i bardziej efektywna. Warto już teraz założyć adres do e-doręczeń, aby być gotowym na nadchodzące zmiany i terminowe wdrożenie nowych rozwiązań. Skorzystaj z pomocy specjalistów i zaufaj profesjonalistom, aby Twoja firma była przygotowana na przyszłość.
